簡単解説
データの並べ替えについて簡単解説しました
並べ替えは、数値の大きい順や五十音順などで並べ替えることができるので、データの整理や分析にとても役立ちます
深堀解説
今回はデータの並べ替えについて、深堀解説もしていきたいと思います
並べ替えについて、注意してほしいことは次の２点です
- 並べ替えた表は元に戻らない
- 空白列があると並べ替えできない
並べ替えた表は元に戻らない
まず注意しないといけないことは、並べ替えた表を一度保存して閉じると、再びもとの順番に並べ替えることはできないということです
え～！！じゃあ、もとの順番に戻したい時どうするの？？
保存して閉じる前であれば、「元に戻す」ボタンを押すか、Ctrlキー＋Zで元に戻すことはできますが、頻繁に並べ替える場合に、いちいち元に戻してから並べ替えするのは非常に手間がかかります
したがって、並べ替えを想定して、あらかじめデータに連番を振っておくことがおすすめです
上記の例でいえば、表の左側に新しく「No.」という列を追加して連番を振ることで、この列を「昇順」で並べ替えれば、元の順番に戻すことができます
空白列があると並べ替えできない
簡単解説で述べた並べ替えは、実はもっと簡単に行う方法があります
それは、「並べ替えとフィルター」にある「降順」をクリックすれば簡単にできるのです
具体的な手順としては
- 並べ替えの基準となる列のどこか１つのセルを選択
- 「ホーム」タブにある「並べ替えとフィルター」のうち、「降順」を選択
これだけで、先ほどと同じように並べ替えができてしまいます
なんだ、そっちの方が簡単じゃないですかー
しかし、このやり方は注意しないと大変なミスにつながる可能性があります
例えば、下図の表を同じように並べ替えてみます
すると、下図のとおり、なぜか支店住所だけが並べ替えされずに、もとの順序のままになってしまいました
実は、非表示になっていたD列が空白の列になっていたため、A列からC列までの範囲でしか並べ替えが行われなかったのです
このようなミスを防止するためにも、簡単解説で紹介した表全体を選択してから並べ替えを行う方法が、ミスが起きずに確実です
ぜひ試してみてください
