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Excelの基本 ~終了の仕方を覚えよう!~

~2.終了の仕方~

タラ

次に、Excelの終了の仕方も教えるね

終了するときは、「名前を付けて保存」か「上書き保存」をして、データを保存させてから終了しよう

ネコ社員

どっちでもいいのにゃ?

タラ

基本的には「名前を付けて保存」がおすすめだね

それぞれの特徴を説明するよ

【名前を付けて保存】

元のファイルとは別に、新しいファイルを保存する。元のファイルはそのまま残る。

【上書き保存】

元のファイルに上書きして保存する。元のファイルは消えてしまう。

ネコ社員

にゃんと!上書き保存は元のファイルが消えてしまうのにゃ!?

タラ

そうなんだ

上書き保存だと、たとえばゴリ課長から「この資料、修正前のほうが良かったから元に戻して」と言われても、元に戻せないから、作り直さなきゃいけない・・・

ネコ社員

それは面倒にゃ・・・

タラ

元のファイルを残しておきたいなら、必ず「名前を付けて保存」をしておこう

また、ファイルの名前の付け方も、今後の作業効率をよくするためのコツがあるよ

ファイル名の付け方のコツ

① 同じファイルを繰り返し修正する場合 → フォルダ名に修正日を入れておこう。

 例: アンケート集計データ → アンケート集計データ20210401

② 複数人で同じファイルを修正する場合 → フォルダ名に修正者名を入れておこう。

 例: アンケート集計データ20210401 → アンケート集計データ20210401ネコ社員

タラ

こうすると、「2021年4月1日にネコ社員が修正したんだな」と、誰がいつ修正したかがわかるようになり、最新のファイルを探すときにも効率がよくなるよ

ネコ社員

にゃるほど!

ファイル名の付け方は、会社によってはルールがある場合がありますので、

ルールがある場合は、そちらに従ってください。

タラ

そしたら、実際の終了の手順を説明していくね

タラ

まずは左上にある「ファイル」をクリック

タラ

①「名前を付けて保存」をクリック

②「参照」をクリック

③ファイルの保存先のフォルダを選択

④「ファイル名」にファイルの名前を入力

⑤「保存」をクリック

これで新しいファイルが保存されたよ

ネコ社員

ふむふむ

「上書き保存」の場合はどうすればいいにゃ?

タラ

先ほどと同様に「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」の上にある「上書き保存」をクリックすれば、上書き保存されるよ

ただ、もうちょっと簡単な方法もあるよ

タラ

左上のクイックアクセスツールバーのボタンの一つに、上書き保存のボタンがあるから、そこをクリックしよう

これだけで、上書き保存されるよ

ネコ社員

え、めっちゃ簡単にゃ

タラ

保存したら、右上の×印のボタンを押したら終了だよ

ネコ社員

これで、起動と終了の仕方を覚えたにゃ